避けたい言葉2：ネガティブなことを連想させる言葉
相手の体調を気遣うメールでは、ネガティブな印象を持つ言葉も控えます。「苦しむ」「悲しむ」「消えた」「終わる」のような言葉は、相手によい印象を与えるとは考えにくいもの。業務のことで「終わる」を使用しなければならない場合は、「完了する」に置き換えてみては。
相手は、体調を崩し、ナーバスになっている可能性が高いです。相手の状況をイメージしながら、配慮のある言葉を選ぶようにしましょう。
避けたい言葉3：プレッシャーになりそうな言葉
プレッシャーになる可能性がある言葉も、相手の体調を気遣うメールに使うのを避けてください。「努力する」「がんばる」などの言葉は、相手に余計な負荷をかけることも。相手に必要なのは、休息です。回復を急かすような印象を与える言葉は、使わないようにします。
また、返信が必要ない場合や、返信を急がない場合は、「返信は急ぎません」「返信は不要です」のように、一言添えるといいですね。その一言で、相手にかかるプレッシャーが軽減されるでしょう。
体調を気遣うメール、もし自分がもらったら？
体調を気遣うメールを、自分がもらうケースも。その場合、どう返信すればよいのか見ていきましょう。
相手の気遣いに対する感謝と、お詫びの気持ちを込める
取引先からのメール
まずは、メールをもらったことに対しての感謝の気持ちを伝えてください。それにあわせ、業務に支障が出る場合は、お詫びの気持ちが伝えられるとよいでしょう。一時的にでも担当者が代わる場合は、新担当者名と連絡先（メールアドレスや携帯電話番号）、新担当者から改めて連絡することを明記してください。
上司からのメール
上司からのメールには、感謝の気持ちと、業務状況を明確に伝えます。業務を引き継ぐスタッフの名前はもちろん、休む間にどのような予定があるか、取引先に報告したかどうか、報告した場合はどのように伝えたのかなど、詳しく話しておくといいですね。そうすることで、上司もフォローしやすくなります。
上司はその部署の司令塔です。トラブルを回避するためにも、業務について詳細に報告してください。
目上の人からメールをもらったら？
先輩など、目上の人から体調を気遣うメールをもらうこともあるでしょう。その場合も、やはり感謝の気持ちをしっかり伝えます。差し障りのない範囲で、体調面についても報告するのも一つ。そうすることで、相手の心配が和らぐかもしれません。
体調を気遣うメールをもらった場合、望ましいのは早めの返信ですが、優先すべきは体調の回復です。メールを送ることができる状態になったら、返信するようにしましょう。
最後に
体調を気遣うメールを作成して送る場合、どんな言葉を選ぶかで、与える印象は変わります。特に、取引先や上司、目上の人に送る際は、失礼のない言葉を選びたいもの。一見ていねいに思える「大事にしてください」は、避ける方がベター。失礼のない言葉に言い換えるようにしましょう。
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