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【ご査収】の読み方と正しい意味とは
ご査収の読み方は「ごさしゅう」です。ご査収の「ご」は尊敬語であり、「査」は「調べる」を意味し、「収」は「収める」を意味します。つまりご査収とは「内容を確認して受け取ってほしい」という意味の敬語表現なのです。
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【ご査収】はどのようなシーンで使われる？
ご査収は、ビジネスにおいてメール・郵送で用いることが多いです。中でも、確認してほしいデータや書類などをメールに添付または郵送で封入して送る場合に使われます。メール・郵送ではよく使う言葉ですが、話し言葉で使用するのは一般的ではありません。
話し言葉の場合は、「ご確認」「お目通し」などに置き換え可能です。ビジネスシーンのほかにも、学校のPTA活動などプライベートで敬語を使う相手との、メールでの添付物のやり取りで用いられます。
【ご査収】を使う際の注意点とポイント
ご査収を使う際の注意点やポイントをご紹介します。
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添付するものがないときは使用しない
ご査収は、「相手に確認し受け取ってもらいたい」という意味のため、メールに確認してもらいたい添付物がない場合は使用しません。そのため、添付物がないのにご査収という言葉を用いることは誤りです。「ご査収＝添付物がある」と相手に認識されるため、添付物がないと相手が困惑したり、「添付し忘れたのかな」と勘違いしたりしてしまう可能性があります。
また、メールの締めくくりで定型文として使っている方も注意が必要です。添付物がないメールの場合はご査収を用いない文言に変更して締めくくりましょう。添付物があったとしてもサンプルやカタログなど参考程度や情報共有程度に確認してほしい書類の場合は、「ご確認ください」「ご笑納ください」を用います。
そのほかにも、よく勘違いされるのは添付物があったとしても相手が一度確認したことのある書類である場合は、ご査収を使うことは間違いです。基本的に、相手が初めて受け取るものに対して用いるようにしましょう。
相手によって表現を使い分ける
一般的に、ご査収を用いるときは「ご査収ください」と表現しますが、より丁寧に表現する場合は「ご査収のほどよろしくお願いします」と用いられます。そのため、「ご査収ください」では表現がきつく感じてしまう場合や目上の人により丁寧に表現したい場合など、相手によって表現を使い分けるのがポイントです。
漢字表記を正しく理解する
例えば、「御査収の程宜しくお願い致します」という表記の場合、漢字が多く堅苦しいと感じられます。より丁寧に表現したいため、漢字を多用する場合がありますが、相手によってはよく思われない場合もあることを覚えておきましょう。
そのため、「御→ご」「程→ほど」「宜しく→よろしく」「致します→いたします」と直し、「ご査収のほどよろしくお願いいたします」と柔らかく表現するのが好ましいです。
【ご査収】の使い方を例文を用いてご紹介
ご査収を正しく使いこなすためにも、様々なご査収の表現方法をご紹介していきます。
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また、メールの場合・郵送の場合に分けてそれぞれの表現の例文もご紹介しますので、ビジネスで文章の作成に困った際に活用してください。
「ご査収ください」の例文
最も使われる表現。主に、社内の上司など近しい目上の人に用いる場合が多いです。
〈メールの例文〉
・「◯月◯日に開かれた会議の議事録を添付しましたのでご査収ください。」
・「請求書（見積書）を添付しましたのでご査収ください。」
〈郵送の例文〉
・「契約書を同封しましたのでご査収ください。」
「ご査収ください」と相手から来た際の返信の仕方
相手から、「ご査収ください」と添付書類が送られてきた際の返信の仕方をご紹介します。「ご査収ください」と送られてきたのなら、書類を確認してほしいということのため、しっかり確認した旨を相手に伝えることが大切です。
また、注意したいのが添付物を確認していないのに、確認が完了した旨を伝えること。特に取引先とのやり取りの場合、確認したと伝えたのに、後から誤りが見つかり「修正をおこなってほしい」などと伝えてしまうと、相手に不快感を与えたり信頼の喪失につながったりする可能性があります。
もし、どうしてもすぐに確認できない場合は、メールを受け取った旨だけ伝えて確認が完了したら後日連絡すると返信すると良いでしょう。
〈添付物を受け取り、後日中身を確認する場合〉
・「先ほど、請求書を受領いたしました。明日内容を確認し、改めてご連絡いたします。」
・「契約書を確かに受け取りました。〇月〇日までに確認し、再度ご連絡いたします。」
〈添付物を受け取り、中身に問題がなかった場合〉
・「資料をすべて拝見いたしました。こちらで問題ございません。」
〈添付物を受け取り、確認後修正があった場合〉
・「請求書のご送付ありがとうございます。お手数おかけしますが、修正いただきたい箇所があります。修正箇所は以下をご確認ください。」
・「資料を確認したところ、一点修正いただきたい箇所がございます。お忙しいところ申し訳ありませんが、〇〇の修正をお願いいたします。」
「ご査収のほどよろしくお願いいたします」の例文
「ご査収ください」より少し丁寧な表現です。そのため、取引先など失礼のないように丁寧に伝えたい場合に用いられます。取引先とのビジネスシーンで頻繁に利用されるでしょう。
〈メールの例文〉
・「今週のスケジュールを送付いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。」
・「本メールに打ち合わせの資料を添付しております。お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」
〈郵送の例文〉
・「今月のお見積書を同封しております。ご査収のほどよろしくお願いいたします。」
「ご査収いただけますと幸いです」の例文
「ご査収いただけますと幸いです」は、さらに丁寧な表現です。「幸いです」とは、「嬉しいです」という意味のため、遠回しに柔らかい表現となっています。幅広いシーンで利用できるでしょう。
〈メールの例文〉
・「お問い合わせいただきました件に関して、添付の資料をご査収いただけますと幸いです。」
・「本日分の請求書を添付しております。ご査収いただけますと幸いです。」
〈郵送の例文〉
・「履歴書を同封しております。ご査収いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」
