始末書の書き方
単にミスが起こった状況とそれに対する反省さえ記載すれば、始末書が完成するのではありません。受け取った人が納得する始末書に仕上げるためにも、次の4つのポイントに注意して書き進めていきましょう。
・事実のみを正確に記載する
・わかりやすく事情を報告する
・書式や用紙、封筒について上司に尋ねる
・誠実な態度での謝罪を含める
事実のみを正確に記載する
始末書は言い訳を述べる書類ではありません。何が起こったのか事実のみを正確に記載し、事実誤認に繋がる余計なことは触れないようにしましょう。
例えば遅刻についての始末書を記載する場合にも、日付や回数など数値で事実を正確に伝えます。「電車の遅延があったから」「寝坊をしたから」などの言い訳については触れず、まずは事実を伝えることに徹しましょう。
わかりやすく事情を報告する
事実を羅列しても、受け取る側が理解しやすいとは限りません。始末書を作成したら何度も読み直し、誰が読んでも事情がすぐにわかる書き方になっているか確認しましょう。
表現力に不安を覚えるときは、信用できる同僚や家族に見せて、わかりにくい部分がないか確認してもらうこともできます。詳細かつシンプルな表現を意識し、事実を正しく報告しましょう。
書式や用紙、封筒について上司に尋ねる
職場によっては始末書の書式や用紙、提出する際の封筒などが決められていることがあります。後で書き直しとならないためにも、事前に上司に「始末書の書式や所定の提出方法はありますか？」と尋ねておきましょう。
書式や用紙が決まっていないときは、手書きの場合は便箋にしたためると丁寧な印象になります。職場によってはパソコンも使用可能なので、確認しておきましょう。
誠実な態度での謝罪を含める
始末書は顛末書と違って反省の意を伝える書類でもあるので、必ず謝罪の文章を含めます。誠実な態度で謝っていることが伝わるように、本当に反省してから作成しましょう。
反省の気持ちがあれば、文章にも伝わります。本当に悔いていることを表現するだけでなく、迷惑をかけた人や企業に対する謝罪と二度と間違いを犯さないように何ができるか具体的な提案も含めてください。
始末書の提出方法
始末書はミスを明らかにし、反省を記載する重要な書類です。軽々しく扱うことがないように、通常は封筒に入れて提出します。
便箋を三つ折りして無理なく入るサイズの封筒を選び、便箋は開けたときに文頭が見えるように折りましょう。封筒の表には「始末書」、裏の左下に部署と氏名を書きます。両手で持ち、頭を下げつつ、「始末書です。お手間を取らせてしまい申し訳ありません」と伝えて上司に渡しましょう。
謝罪の気持ちを込めて始末書を作成しよう
始末書は二度とミスをしないために記す書類です。本当に悪かったという謝罪の気持ちがあれば、誠意を込めた文章が書けます。まずは反省し、事実関係を正確に把握した上で、始末書を作成していきましょう。
また、渡すときの態度も大切です。申し訳ないという真摯な思いを表情と言葉で伝え、始末書を手渡すようにしましょう。
▼あわせて読みたい
