社外用の顛末書の書き方と例文
社外に向けて顛末書を作成するときは、より内容を詳しく記載し、漏れのないよう心がけます。通常の手紙のように季語の挨拶などは入れず、本題から書き始めましょう。例文は下記です。
顛末書
この度、弊社の納品商品に間違いがあった件につきまして、改めて調査をいたしました。その結果を受け、原因究明と再発防止のための対策を講じましたので、ご報告申し上げます。
記
1. 問題の発覚
令和◯年◯月◯日、貴社〇〇部担当〇〇様より、弊社の納品商品に間違いがあると連絡を受ける
2. 問題の内容
商品「〇〇」ロットナンバー〇〇を納品予定のところ、ロットナンバー△△が納品されていたことが判明。〇〇は在庫がなく、納期予定日に間に合わない事態となった。
3. 問題の原因
弊社の受注担当者の内容確認に誤りがあった。また、発送まで誤りに気付く者がいなかった。
4. 今後の対策：
受注から発注、納品までダブルチェックを必ずおこなう。
商品管理に対して細心の注意を払う。
今回のミスでは多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後はこのようなことがないように、確認を徹底してまいります。
以上
顛末書を作成することにならないように！心がけたい3つのポイント
顛末書を作成する事態を招かないためには、以下の3つの心がけが大切です。
1. 常にダブルチェックを心がける
2. 無理をせず適度な休息をとる
3. ビジネススキルの向上を目指す
責任をもって仕事をしていても、発生してしまうのがミスやトラブルです。顛末書を作成する事態に発展しないよう、日頃からこれら3つのポイントを意識しておきましょう。
1. 常にダブルチェックを心がける
完了させた仕事は、常にダブルチェックをおこなうように心がけましょう。自分だけではなく、第三者の目で確認してもらうことが大切です。
自分の目では気付かなくても、他者の視点を通してミスが発覚するケースもあります。書類の記載漏れや数値の違いといった些細な間違いも正しく修正し、トラブルを未然に防ぐことができるしょう。
2. 無理をせず適度な休息をとる
トラブルを発生させないためには、適度な休息をとることも大切です。仕事に追われていると、余裕のなさからミスが発生しやすくなってしまいます。
1日の業務負担が多いと感じるときは、チームで仕事を分担することもひとつの方法です。トラブルで会社の信用を落とさないためにも、他者と協力しながら仕事を進めるように心がけましょう。
3. ビジネススキルの向上を目指す
ビジネススキルが向上すれば、スキル不足によるミスを未然に防げます。自分が苦手意識を持つ分野があるのであれば、自主的に勉強を重ねることも大切です。
特に、日々進化するIT分野などは常に新しい知識とスキルが求められます。分からないことは素直に聞き、スキル向上に努める前向きな姿勢で仕事に取り組んでいきましょう。
顛末書の正しい書き方を知ってビジネスに活かそう
顛末書は、トラブルが発生したときに事態を報告し、再発防止に役立てるための書類です。事実を客観的に捉え、誰にでもわかりやすい内容で記載することが大切です。とはいえ、なるべくトラブルは発生してほしくないもの。顛末書を書かないための3つのポイントを心がけ、仕事上のトラブルを未然に防いでいきましょう。
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