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2022.12.15

会社を休むときは電話で連絡? 当日の電話のかけ方やマナー、避けたいこととは

 

会社を休むとき、電話で連絡をするのにプレッシャーを感じませんか? 電話での連絡に不安を感じたり、苦手意識を抱いたりする人もいるでしょう。今回は、会社を休むときの電話連絡について、伝え方やマナーを解説します。

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会社を休む:連絡は電話が基本

突発的なことや体調不良で会社を休むとき、その連絡をどうすればよいか迷うこともあるでしょう。会社を休むとき、その連絡は電話でするのが基本とされています。

青い机に突っ伏しているペンギンのぬいぐるみ

会社を休む:電話連絡のマナー

電話連絡をするときのマナーについて確認しておきましょう。

まず、電話連絡は可能な限り業務開始前(始業前)にしましょう。始業の10~15分前であれば、出勤しているスタッフがいるはずです。始業時間を過ぎてからの連絡だと、会社によっては無断欠勤扱いになることも。始業前に伝えることで、上司や他スタッフのフォロー体制や予定変更に要する時間を確保することもできます。

ただし、連絡する時間が早すぎるのは考えもの。出勤している人がいなくて、休みを伝えられないということになってしまいます。

会社を休む:誰に伝える?

会社を休む電話連絡は、管理者である直属の上司にしましょう。業務の割り振りやサポートの指示をするのは、上司の役割ですから、真っ先に知らせる必要があります。

上司が忙しいからと同僚や後輩に伝言を託すようなことは絶対に避けて。上司に伝わらなかったら、大変な事態になります。また、上司にきちんと連絡することで、他スタッフやお客様にかかる負担を減らすことができます。気が進まなかったとしても、上司にきちんと連絡を。

もし、会社や部署内で決められた連絡方法や手段があれば、それを優先させましょう。ルールに従い、速やかに連絡をしてください。

会社を休むとき:報告ではなく、相談をする

会社を休むときの電話連絡では、「会社を休みます」と報告するのではなく、「相談する」という形で伝えるとよいでしょう。

「今日は休みますから」と、まるで決定しているかのように報告すると、人によっては気分を害してしまうことも。そうならないためにも、まずは「相談」という形で伝えてみましょう。

「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか?」のように伝えると、無礼な人だと思われるのを避けることができます。

会社を休むとき、電話連絡で伝えるべきこと

会社を休むとき、電話連絡では以下のことを伝えましょう。

デスクに座り、パソコン作業しながら電話をかける人のイメージ

休む理由や期間

会社を休む理由や期間についてはできるだけ具体的に伝えましょう。休むのが短期間(半日~2日程度)であれば、即時対応しなければならない業務のサポートのみすればよいので、上司の負担も軽減します。3日以上休むとなると、業務に支障が出ることを想定し、慎重な対応が必要になります。休みが長くなりそうな場合は、早めに相談するようにしてください。

理由についても、今は感染症対策がありますから明確に伝えることが大切です。体調不良だと、回復までどれくらいかかるのか、わからないことが多いでしょう。受診し、医師から目安を聞くことができた時点で伝えるのもひとつです。

身内の不幸の場合は、会社で定められた規則に従い、休みをとることになります。忌引きの内容について、具体的に上司に伝えてください。

休む間の連絡先

会社を休んでいる間の連絡先についても伝えておきましょう。携帯電話が取れない時間や期間があれば、それもきちんと伝えるようにします。携帯電話での連絡が難しい場合は、代替手段を相談するのも。

特に、急を要する場合の連絡手段については、よく相談を。メールやビジネス用チャットなどを上手く活用することで、スムーズに連絡が取れるということもあります。

業務の引き継ぎを相談

電話連絡のとき、業務についてもよく相談しましょう。特に急を要することや引き継ぎが必要な業務については、その内容を明確に伝えることが大切です。そうすることで、お客様への影響を抑えることができます。連絡の際にしっかりと業務内容を思い出し、整理して伝えましょう。

また、引き継ぎをしっかりとすることで、上司や他スタッフにかかる負担を軽減することもできます。

上司がいない場合は

上司が離席中やまだ出勤していない場合は、時間をおき改めて自分から連絡しましょう。いったん伝言として預けたり、留守電にメッセージを残したりするのはいいですが、再度連絡し、上司に直接休むことを伝えるようにしてください。

もしどうしても伝言になる場合は、他スタッフにお願いし、「後ほど休む詳細について連絡する」ことを上司に伝えてもらいましょう。この場合、始業時間を過ぎてからの連絡になることが多いですが、先に伝えているため問題はないでしょう。ただし業務の引き継ぎなどについては、可能な限り早く伝えましょう。

しばらく会社を休みたいとき

短期間での療養では回復しない体調不良や家の事情でしばらく会社を休む場合も、事情をしっかりと説明することが必要です。この場合、休むことについては電話で伝え、業務引き継ぎについてはメールやビジネスチャットを使うようにするのも一つの方法です。文面で伝えることで、伝え忘れや伝え漏れを防ぐことができますので、業務内容や状態に応じて適度に使い分けましょう。

また、可能であれば、ビデオ会議ツールを使って引き継ぎや重要事項を伝えるのも。業務や連絡の内容に適した連絡手段を用いて、業務に支障が出るのを防ぐようにしましょう。

会社を休むときに絶対に避けるべきこと

会社を休むと申し出るって、勇気が要ること。上司や他のスタッフにどう思われるか、気にかかり気分が重くなることもあるでしょう。

しかし、体調不良や突発的な出来事で急に会社を休まないといけないのは、よくあることです。あなたが悪いわけではありませんから、過度に心配したり、不安になったりする必要はありません。

ただし、会社を休むときの電話連絡で、絶対に避けるべきことがあります。次のことはしないようにしましょう。

ソファーの上に置かれる赤い電話

休む理由が嘘

嘘や誇張した理由を伝えるのは絶対に避けましょう。嘘も誇張も、いずれ必ずバレるもの。嘘をついた人に、好印象を抱く人はいません。必要以上に体調を悪く装うなどはせず、今、どのような状態かを正確に伝えてください。

連絡せずに会社を休む

連絡せずに会社を休むことを「無断欠勤」といいます。無断欠勤をしてしまうと、あなたが思う以上に周りは心配します。事件や事故に巻き込まれたのではないか、連絡ができないほど体調不良なのかなど、周りを不安にさせてしまいますから、必ず休む連絡はしましょう。

休み明けに出勤したとき、意識したいことは

休み明けに出勤したら、上司や他スタッフにぜひお礼の気持ちを伝えましょう。一緒に働く人達だからこそ、言葉にして伝えることが大切です。感謝の気持ちをしっかりと言葉にし、伝えてください。

カラフルなハートを抱える人々のイメージイラスト

最後に

会社を休むとき、その連絡は電話で上司にするのが基本です。もし社内や部署内で決まりがあれば、それに従い速やかに連絡してください。連絡時間に注意し、上司や他スタッフ、お客様に必要以上の負担がかからないようにしましょう。

益田瑛己子

ライター・キャリアコンサルタント・ファイナンシャルプランナー。金融機関の営業職として長年勤務し、現在はライター(ブック・Web)と就職支援をメインに活動中。3人の子供が自立し、仕事と趣味を謳歌している。
ライター所属:京都メディアライン

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