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2022.05.09

「仕事が終わらない」原因はどこにある?効率的に仕事を片付けるための方法

「仕事が終わらない日が続いて残業ばかり…」そのストレス、どうにかしたいですよね。なぜあなたの仕事は終わらないのでしょうか?それには必ず原因があるはず。今回はそんな仕事が終わらない人の特徴や、効率よく仕事を行うためのポイント、仕事をサクッと片付けるために身につけたい習慣についてご紹介します。

【目次】
仕事が終わらない人の特徴4つ
ストレスを溜めず効率よく仕事を行うためのポイント
仕事が終わらなくて泣きそう!身につけるべき習慣とは?

仕事が終わらない人の特徴4つ

完璧を求め過ぎている

仕事 終わらない
(C)Shutterstock.com

仕事が終わらない人は、ひとつひとつの作業を完璧にこなそうとする傾向があります。結果的に人よりも時間がかかり、なかなか仕事が進まない状態に。

作業の優先順位をつけることが苦手で、細かいところまで完璧を求めるために仕事が遅くなってしまうのです。

こういった人は「気にしなくてもよい点にこだわりすぎてしまう」「すべてのことを調べながら作業を進めていく」といった傾向も見られます。

手を抜けない完璧主義者ゆえにすべてのクオリティーを重視するあまり、仕事のスピードが落ちて終わらないという人も少なくはありません。

すべてを把握してからでないと先に進められないため、作業を効率よくできないのです。

嫌な仕事を先送りにしてしまう

時間意識ができていない
(C)Shutterstock.com

仕事が終わらない人の中には「嫌なことを先送りにしてしまう」という傾向もよく見られます。

自分の時間感覚や気分で作業を進めていくので、ついだらけてしまい、時間がかかってしまうというケースも。

面倒なことを先送りにした結果、苦手な作業だけが残ってしまい、最終的にすべての仕事を終えるのに時間がかかるのです。

書類の提出期限に間に合わなくなったり、就業時間ギリギリまで仕事を終えられなかったりと、自分自身の性格が災いして「仕事が終わらない人」になっている可能性もあるでしょう。

業務効率化を考えていない

毎週、毎月のルーティンになっている業務に対し、効率化ができていない可能性もあるかもしれません。

効率化が図れていないと、その都度一から作業しなくてはならないので、毎回時間がかかってしまいます。作業のやり方を見直さず毎回ただ繰り返しているだけでは、仕事は一向に早くなりません。

仕事を自分ひとりで抱え込んでいる

仕事量が多すぎることも仕事が終わらない原因のひとつです。

自分のキャパシティを超える量の業務を請け負うと、頑張って作業しても一向に終わりが見えません。

自分以外でもできる仕事も、とにかく自分で進めてしまう人は注意が必要です。

ストレスを溜めず効率よく仕事を行うためのポイント

優先順位を明確にする

仕事を早く終わらせるためには「今すべきこと」と「しなくてもいいこと」をいち早く見分けることが大切です。

時には遠回りに見える業務を優先してこなす場合もありますが、それは最も優先順位の高い仕事を片付けるために必要であることがほとんど。

優先度をすばやく判断し、必要に応じて変更させることもできるようになると、仕事の進みも早くなっていくでしょう。

仕事を効率化するテクニックを身につける

効率化を高めるテクニックを身につける
(C)Shutterstock.com

仕事のスピードアップを図るためには、効率を高めるテクニックを覚えることも重要です。

パソコンを使用する仕事の場合は特に、とにかく無駄な時間や作業を減らしていくことがポイント。

メールチェックの時間を減らす、タイピングのミスをなくす、エクセルのマクロ機能を使用して処理の自動化を行うなど、テクニック次第で時短が可能になります。

また、仕事効率化のためのツールを取り入れることもポイントです。タスクの登録や進捗管理ができるツール、チェックや送信が簡単になるメールソフトなどを利用するのもおすすめです。

1人で仕事を抱え込まない

1人で仕事を抱え込まない
(C)Shutterstock.com

仕事を進める中で、どうしても自分1人では進められない作業が出てくることもあります。無理だと感じたときは自分1人で解決しようとせず、同僚や上司を頼ることも大切です。

誰にでも得意・不得意があるのは当然のこと。自分の得意分野は積極的に手伝い、苦手な分野は誰かに協力してもらえるようにして、チームで仕事を進めていくのがよいでしょう。

自分1人で仕事を抱え込まないようにすることは、仕事を早く終えるための大切なポイントなのです。

分からないことがあれば相談する

分からないことがあるときや助けが必要なときは、迷わず周囲の人に頼りましょう。

自分だけで解決しようとすると時間がかかったり、間違ったやり方をしたりして、かえって周囲に迷惑をかけてしまう可能性があります。

もちろん、何でもかんでも人に聞けばよいというわけではありません。自分なりに調べても答えが出てこなかったことを伝え、同僚や上司に相談するとスムーズに進みます。

仕事は自分1人でやるものではなく、協力し合うものです。「できない人だと思われないかな?」「迷惑じゃないかな?」と過剰に心配せず、素直に質問するようにしましょう。

仕事が終わらなくて泣きそう!身につけるべき習慣とは?

計画的に行動する

計画的に行動する
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仕事をスピーディーにこなすためには、スケジューリングが重要です。最終ゴールは仕事の内容によって違うものですが、全ての業務に計画を立てて実行することがポイントになります。

自分のスケジュールを頭に入れておけば、修正・見落としがあったとき、急に別の仕事を頼まれたときも素早い対応が可能に。

予定していた業務を後回しにして急ぎの仕事を先に済ませるなど、臨機応変に行動できる人は会社や周囲の人にとっても有益な存在といえます。

隙間時間を有効活用する

効率よく仕事を進めるためには、通勤時間や昼休み、取引先への移動中など、ちょっとした隙間時間を無駄にしないことも大切です。

例えば、メールの返信など数分でできる作業は、ミーティング開始前の待ち時間などにさっと終わらせるようにします。隙間時間を活用し先に細かい作業を片付けておくことで、企画書の作成など時間がかかる作業にしっかり時間を充てられ、無駄な残業をせずに済みます。

机まわりをきれいにする

机まわりをきれいにする
(C)Shutterstock.com

効率よく仕事ができるようになるためには、机のまわりをきれいにすることも大切です。机は作業スペースであり、集中する場所でもあるからです。

机の上や引き出しが散らかっていると、余計なものが視界に入り気が散って仕事に集中できなくなったり、仕事以外の雑念や情報に遮られたりして、どうしても考えがまとまらなくなるものです。

また、机の上が整理整頓されていないと、必要なものを見つけるのに毎回時間がかかり、仕事の効率が悪くなります。

机を普段から整理整頓しておけば、どこに何があるのかすぐに分かり、急ぎの作業にもすぐに対応できて余計なことに惑わされず思考もスッキリします。

一見関係なさそうですが、机をきれいにすることは無駄な時間を減らし、業務を迅速にこなすことにつながるのです。

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