お礼メールを送るときのマナーは?
あなたは来社していただいた相手に、お礼のメールを送っていますか？ 来社後のお礼メールを送ることはビジネスマナーでもあり、感謝の気持ちを素直に伝えることで相手との関係性や信頼関係構築に効果を発揮します。
まずは、来社していただいた相手にお礼メールを送るときのマナーについていくつか紹介します。これは、ビジネスマンとして押さえておくべき項目で大事なポイントとなりますので、この機会にマスターして実践に役立ててください。
1：来社していただいた当日中にメールを送る
来社していただいた相手には、書面でのお礼状を送る場合を除き、その日中にお礼の気持ちを伝えることがマナーです。その手段としてメールを使うことが有効。わざわざ来社していただいたことへの感謝の気持ちを、タイミングを逃すことなく伝えることができます。
2：一目で分かる件名にする
メールはビジネスで頻繁に使用されています。日々多くのメールを受け取る状態の中、せっかく送ったメールが見逃されないよう、相手に見ていただきやすくする必要があります。そのためには、一目見て内容が分かるような件名にすることが必要です。
また、件名に社名や名前を入れると誰からのメールか分かるため、メールを開封してもらいやすくなります。
3：会話の内容を議事録として添える
定例的な文面だけのお礼メールに留まらず、商談や打ち合わせ内容、当日の会話内容を議事録として添えることで、相手にとっても当日の内容がより印象づけられます。また、備忘録としても活用されることでしょう。さらに、相手の考えや人柄、相手から得た知識・情報なども加えて、こちらの思いや前向きな姿勢などを伝えることで、より関係性を深めることも期待できます。
4：宣伝や案内は控える
お礼メールでは、多忙な中、時間を割いて来社していただいたことに対して感謝の気持ちを伝えることが一番の目的です。その中で、商品の宣伝や案内などがあると、相手は不快に感じる場合があります。どうしても業務連絡上必要な場合は、添付資料などに記載し、件名に「○○のご案内添付」とつけておくとよいでしょう。
シーン・相手別に例文でチェック
続いて、来社していただいた取引先や顧客に送るお礼メールの文例を紹介します。文例はもちろん、文面を作成するときのポイントについても押さえておきましょう。
1：取引先が挨拶で来社したとき
件名：ご来社頂いたお礼
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
本日はお忙しい中、ご来訪いただき誠にありがとうございます。
お打ち合わせさせて頂いた内容を取りまとめ、後日メールでお送りさせていただきます。
引き続きご指導ご支援の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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ポイントは、文面を簡潔にまとめることです。来社のお礼メールでは、書き出しの挨拶を述べた後、本文の最初にお礼の言葉を書き添えます。相手に伝えたいことは最初に持ってくるようにしましょう。文章の締めくくりは、引き続きお付き合いを願う言葉で簡潔に。
