検収とは？ 意味とビジネスでの使い方をチェック
検収について「内容は分かっているつもりだけれど、実は自信がない」という人は少なくありません。検収の意味や、ビジネスでの具体的な使い方を紹介します。
検収の意味
検収とは、発注した品物やサービスが、契約どおりの内容で納品されているかどうかを確認して受け取ることです。
検収で確認するポイントは、取引するものによってさまざまですが、一般的には「数量」「仕様」「梱包状態」「傷の有無」「品質」などです。検収の段階で発注内容と納品物に違いが見られたり、基準に満たなかったりすれば、取引は成立しません。
検収することで、発注者は安心して品物やサービスを受け取れ、同時に納品者も納品後のトラブルを防げます。検収は、発注者と納品者の双方が安心して取引をするための大切な工程なのです。
システム開発などIT業界の場合
システム開発などを行うIT業界における「検収」は、主に納品されたシステムをチェックする作業を指します。
具体的なチェック項目は、「正しく動作するか」「仕様に問題はないか」「使い勝手に問題はないか」「セキュリティに問題はないか」「一定の負荷に耐えられるか」などです。
検収で問題がなければそのまま納品されますが、何らかの問題がある場合には、修正後に再度検収が行われます。問題が解消されたことを確認できたら、報酬が支払われて取引完了になります。
検収作業の流れと検収書の書き方
思いがけず検収業務を任されると、戸惑ってしまう人は少なくありません。検収とは、具体的にどのような流れで行うものなのでしょうか。検収作業の基本的な流れと、検収書の書き方を解説します。
納品物を検収して検収書を発行する
納品物に不備がないかを確認・証明する「検収」について、発注者側から見た詳細な流れは以下のようになります。
1. 納品物を受け取り、受領書を発行する
受領書は、納品物を受け取ったことを証明する書類です。「受け取った」事実を示すものであり、納品物が基準に達していることを証明するものではありません。
2. 検収する
納品物が事前に定めた基準に達しているかどうかを検査します。
3. 検収書を発行する
検査の結果、納品物が基準に達していた場合、基準をクリアした納品物の証として検収書を発行します。
検収書の発行後、請求書の受け取りや支払い通知書の発行を経て報酬を支払い、領収書を受け取るのが一般的な流れです。
検収する際は支払期日に注意する
下請代金支払遅延等防止法の第2条では、納品物に対する支払期日について、「納品物やサービスを受領した日から60日以内の、できるだけ短い期間内に設定しなければならない」と定めています。検収にかかる時間を理由に、60日よりも長く支払いを延長することは認められていません。
検収作業が終了している納品物について、発注者側があとから不備を指摘することは基本的に不可です。不要なトラブルを避けるためにも、検収は支払期日を踏まえたスケジュールで行う必要があります。
参考：下請代金支払遅延等防止法 第2条の2 | e-Gov法令検索
検収書に記載するべき内容
ビジネスの現場で実際に検収作業を行う場合、検収書に記載が必要な項目としては、どのようなものが挙げられるのでしょうか。記載を求められる基本的な項目は、以下の通りです。
●タイトル（検収書）
●発行日（検収日）
●受注企業名
●発注企業名と住所や電話番号
●担当者名
●検収印
●商品（サービス）名
●商品の数量
●商品の単価
●商品の合計金額
支払いにつながる大切な書類のため、検収書を作成する際は記載の間違いに注意する必要があります。
比較的多く見られるミスは、納品日と検収日を混同して記載したり、押印を忘れてしまったりすることです。作成後にダブルチェックをして、間違いがないかを確認するようにしましょう。
検収書の役割と保管期間
企業間取引でルーティンのように日々やりとりされている検収書ですが、そもそも検収書にはどのような役割があるのでしょうか。請求書との違いや保管期間など、押さえておきたいポイントを整理します。
検収書によってトラブルを防止できる
検収書は、納品された品物やサービスが、事前に定められた基準を満たしていることを証明する書類です。つまり、受注者にとって検収書は、自社が納品した品物やサービスに問題がなかったことを示す証明書としての役割を担うものでもあります。
納品物に不備がないか検収書を通じて認めた発注者は、それ以降、納品物の不備を問うことは基本的にできません。これにより受注者は、理不尽なクレームの予防も可能になるのです。
法律上、検収書の発行が定められているわけではないものの、発行することによってトラブルを予防できるのが検収書です。
納品書・受領書・請求書との違い
取引先とやりとりをする書類はさまざまで、不慣れなうちはつい混同しがちです。検収書と混同しやすい、「納品書」「受領書」「請求書」について紹介します。
「納品書」は、品物やサービスを納品した事実を示す書類です。納品時に受注者が納品物と一緒に送付する書類で、納品物の明細や納品日・金額などが記載されています。
「受領書」は、発注した納品物を受け取ったことを示す書類です。書面には、納品物の明細や発注番号などが記載されています。受領書は、納品書とともに受注者から発注者へ届けられ、発注者がサインや押印をして受注者へ送ります。
「請求書」は、納品された品物やサービスの検収作業後に受注者が発注者へと送付する、納品物への対価を正式に請求するための書類です。書面には、主に納品物の明細や単価・合計金額・支払先などが記載されています。
検収書は保管する必要がある
検収書には一定期間の保管義務があり、期間は法人か個人かによって異なります。
法人の場合、「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」「欠損金額が生じた事業年度においては10年間」の保管が義務づけられています。個人の場合は、青色申告・白色申告ともに定められた保存期間は5年とされています。
なお、書類の保存期間は、事業を行った年度の確定申告の提出期限の翌日が「起算日」となる点に注意しましょう。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁
検収書は電子化するべき？
検収書の発行をする中で、「電子化したらもっと効率的なのでは？ 」と感じている人もいるのではないでしょうか。実際のところはどうなのか、メリットや確認しておきたいポイントなどを詳しく解説します。
コスト削減などのメリットがある
検収書を電子化すると、いくつかの大きなメリットが得られます。まず挙げられるのが、業務の効率化です。
検収書を紙で作成・管理している場合、作成から押印・発送まで多くの手作業が必要になります。電子化された検収書であれば、パソコン上で大半の処理が行われるため、作成や送付に多くの時間を割く必要がありません。
専用のシステムを使えば、見積書のデータを引用したり、検収書を自動発行したりすることも可能です。ミスの減少に役立つだけでなく、目には見えない人的コストの削減にも期待できるでしょう。
取引先も電子帳票に対応しているか要確認
検収書をはじめとする帳票の電子化に専用システムを導入する場合、一定の導入コストがかかります。また、取引先が電子帳票に未対応の場合には、自社が電子帳票に対応していたとしても、紙ベースでの対応を求められるケースがあるでしょう。
いわゆる電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）の施行にともない、帳票類のデータ管理を推進する企業が増えています。
今後ますますデータでのやりとりが進むと予想されるため、検収書についてもデータ保存へと移行しておく方が賢明といえるかもしれません。
▼あわせて読みたい
