「進捗状況（しんちょくじょうきょう）」とは何？ 意味を再確認
仕事をしていると、進捗状況の確認をする機会が多々あるでしょう。その際、どのように尋ねればよいかと考えることはありませんか？
進捗状況の確認は、業務をスムーズに進めるために欠かせないものですが、尋ね方によっては、相手を不快な気持ちにさせる可能性も。そのため、伝える際にはポイントを押さえましょう。
「進捗状況」とは、業務や活動の進み具合のこと
業務や活動の進み具合という意味の「進捗状況」は、ビジネスシーンや団体活動で登場する言葉です。特に、複数人で同じ業務をする際、メンバーもしくはチームごとに、進捗状況の確認や報告をすることになります。
口頭やメールで確認することが多い
進捗状況は、口頭やメール、ビジネスチャットなどで確認することが多いでしょう。リーダーとなる人が報告するよう呼びかけることもあれば、ルールに沿い、確認するということも。進捗状況をみんなで共有することで、お互いの状況を把握しやすくなり、スムーズにフォローし合うことができます。
ただし、相手に進捗状況を尋ねる場合は、表現や言い方に注意を払わなければなりません。「急かされている」「信用されていない」と受け取られてしまうと、関係性が崩れることにもなりかねないからです。
「進捗状況」の使い方を例文で紹介
進捗状況という言葉の使い方を見ていきましょう。例文も紹介します。
会話で使う場合
《例文》
・現時点の進捗状況を、可能な範囲で報告してください
・進捗状況を確認したいと思い、お電話させていただきました
・ここで、プロジェクトの進捗状況について、ご報告いたします
進捗状況は「進捗具合」と表現することもあります。いずれも、業務や活動の進み具合を報告もしくは確認する場合に使われることが多いでしょう。
メールや文書で使う場合
《例文》
・○○プロジェクトの件でございますが、進捗状況はいかがでしょうか？
・A社の案件について、進捗状況を確認するために、ご連絡させていただきました
・納期が近いので、進捗状況を確認したいと考えています。チームでとりまとめ、報告願います
進捗状況の確認は、社内だけでなく社外に対しても行うことがあります。丁寧な表現を選び、相手に失礼のないような文面を作成してください。
また、上司や責任者が部下やスタッフにたいして進捗状況を確認するということもありますよね。進捗状況を尋ねられる側は、少なからずプレッシャーに感じるもの。特に、進み具合がよくない場合は、報告しづらいかもしれません。その点も考慮に入れ、報告を促すのがよいでしょう。
「進捗状況」メールの書き方を紹介
ここからは、進捗状況を尋ねるメールの書き方を紹介します。文面作成の参考にしてください。
件名はわかりやすく
進捗状況をメールで尋ねる際、件名にその旨を入れましょう。相手が一目で用件を把握できるようにするためです。
・【進捗状況確認】Aプロジェクトの進捗について
・【○○の件】進捗状況をお知らせください
上記のような件名にしておくことで、メールを検索しやすくなるというメリットもあります。
内容は簡潔に
進捗状況の確認メールを作成する場合、内容は簡潔に記しましょう。どの業務の何について確認したいのか、いつまでに返事がほしいのかなどを、具体的に書くといいですね。プロジェクト名やタスク名があれば、それもしっかりと記載し、誤解が生じないようにしておきましょう。
催促と感じさせない表現を使う
メールで進捗状況を尋ねる際、もっとも注意したいのが、表現です。相手に「催促された」と感じさせないよう、丁寧な表現を心がけましょう。高圧的と感じさせる表現や、指示や強制を感じさせる言い回しは避ける方が無難。相手を気遣いながら、依頼やお願いをするのがベターです。
これは、部下やスタッフに対しても同じです。プレッシャーを感じさせるような表現は避けましょう。「自分がメールを受け取った側ならどう思うか」をイメージしながら、文面を作成してください。
「進捗状況」をメールで尋ねる際のポイント
進捗状況の確認メールは、次のことを押さえておくと、スムーズにやり取りできるかもしれません。相手に気を配りつつ、伝えるべきことは明確に記しましょう。
行き違いなどの可能性を考慮する
進捗状況の確認で注意したいのが、行き違いです。たとえば、相手はすでに報告メールを送っているのに、システムエラーで受信できていなかったというのは、よくあること。そのような可能性を意識し、文面を作成することをおすすめします。
本文に次のような一文を入れておくのもよいでしょう。特に社外にメールを送る際は、参考にしてください。
《例文》
・もし行き違いが生じていたら申し訳ございません
・もし行き違っておりましたら、大変申し訳ございません
・本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦ください
・行き違いがございましたら、その旨お知らせいただけますと幸いです
期限や納期を改めて確認
プロジェクトや回答などで期限や納期がある場合は、メールで改めて確認することをおすすめします。そうすることで、自分もしくは相手の勘違いを防ぐことにつながるからです。
また、相手の進捗状況によっては、計画を変更する必要が出てくるかもしれません。早く対処するためにも、期限や納期について触れるようにしましょう。
返信についても明記
「進捗状況の確認」と明記していても、返信をしない人もいます。「もうすぐ終わるから、すぐに返信しなくていいと思っていた」「遅れ気味なので、返信しにくかった」という理由で、返信しないケースも。
そういうことにならないよう、「返信が必要である」ということを明確に記します。できれば、回答期限を設けるとよいでしょう。「調整のため、○月○日までにご共有ください」のようにお願いしておくと、再度のリマインドもしやすくなります。
頻繁に尋ねるのは避ける
進捗状況を相手に確認する際、頻繁に尋ねるのは避けましょう。相手に余計な負荷をかけ、かえって報告しづらいと感じさせる可能性があります。それよりは、スムーズに報告してもらえるように工夫する方が賢明です。
確実に報告してもらうためには、報告期限を設け、相手と共有するのがよいでしょう。自分や相手が忘れないよう、メールやチャットなどで情報共有すれば、履歴を残すことができます。
最後に
「進捗状況」とは、業務や活動の進み具合のこと。進捗状況に関するやりとりも、大切なコミュニケーションの一つです。相手を気遣いながら、円滑に進めていきたいですね。
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