メールを送ったのに無視される理由とは？
メールを出したのに返信がないと、「メールが無視されたのでは？」と不安になるものです。しかし、メールの返信がないからといって、相手がメールを無視しているとは限りません。送った相手がメールに返信しない理由には、どのようなものがあるのかを見ていきましょう。
メールが無視されているのではなく、届いていない
送ったメールに対して返信がないのは、無視されているからではなく、届いていない可能性があります。メールが未送信のまま下書きに残されていないかどうか、確かめてみてください。送信済みになっていたら、念のため宛先の再確認を。よく見ると、「違う人に送っていた！」というケースがあるからです。
また、添付ファイルの容量が大きく相手がメールを受け取れていない、システムエラーが原因でメールが届いていないという可能性もあります。
メールに相手が気づいていない場合も
送ったメールが相手の「迷惑フォルダ」に入ってしまっていて、気づいていないという可能性も考えられます。また、メールのやり取りが多い人だと、受信メールに埋もれて見落としてしまっているということもありそうですね。「後で返信しようと思って忘れていた」、「返信したつもりが下書きに保存したままだった」ということもよくあります。
メールには気づいているけれど、無視する理由は？
メールには気づいているけれど、返信されない理由には、「メールを返信する必要があると思っていなかった」ということがあります。送られたメールに対してどこまで返信をするかは、個人や企業により感覚の差がありますから、仕方がないのかもしれません。
また、相手が多忙、緊急事態に対応しているなどがあり、返信の優先順位が低くなっているという可能性も。相手がどんな状況なのかは見えづらいですから、この点はお互いに気をつけたいところです。
一番問題なのは、意図的に返信をせず無視しているというパターンです。特にビジネスの場ではあってはならないことですが、可能性はゼロとは言い切れないでしょう。
メールの返信がない場合は、あらゆる可能性を考えて
このように、送ったメールに返信がない理由にはさまざまなパターンがあります。意図的でないことも多いですから、すぐにメールが無視されていると捉えず、あらゆる可能性を視野に入れて対処するのが望ましいといえます。
メールの返信がない場合は、まずは相手に「送ったメールが届いているか」「メールに気づいているか」を確認するとよいでしょう。
メールは便利ですが、システムエラーなどでメールが届かないというケースもあり、不確かな要素も持っています。返信がない場合は、それも視野に入れ、相手との交流を図ってください。
送ったメールが無視される要因になるのは？
仕事において急ぎの返事がほしい、どうしても目を通してほしい内容などの場合は、できれば早く返信してもらいたいもの。着実に返信をしてもらうには、前提として「無視されないメール」を送る工夫が必要になります。
ここからは、送ったメールが無視される要因になりそうなことをチェックしていきます。もし当てはまることがあったら、ぜひ改善してみてください。
宛先の入れ方が適切でない
例えば、返信をしてもらいたい相手なのに「Cc」に宛先を入れてしまうと、相手は返信の必要がないと解釈する可能性が高いでしょう。「Cc」でメールを受け取るということは、情報共有のためと解釈する人も多いからです。
複数人にメールを送り、全員から返信が欲しいという場合は、全員を「To」に入れる、もしくは個別にメールを送ることをおすすめします。また、「Cc」に宛先を入れるけれど返信が欲しいという場合は、本文冒頭にしっかりとその旨を明記するようにしてください。
メールの件名（タイトル）がわかりにくい
メールの件名があいまいだったり、ひと目でわかりにくかったりすると、多忙なときなどは後回しにされてしまうかもしれません。特にビジネスシーンでは、緊急度や重要度の高いものから取り組むことが多く、優先すべきメールかどうかを件名で判断するという人も。
また、件名によっては、迷惑メールと判断され、リスクを考え開封を避けるということにもなりそうです。この点を意識すると、メールの件名は内容が明確にわかるものをつけるのがよいでしょう。
メールの内容がわかりにくい
特にビジネスメールの場合は、相手にとって内容がわかりにくいと、最後まで読んでもらえないかもしれません。また、長過ぎる本文も、相手に余計な負荷をかけることがあります。結局何が言いたいのかわからない、返信が必要なのかどうかわからないということがないよう、メールの本文は明確かつ簡潔にし、伝えたいことが正しく伝わるよう意識しながら書くようにしてください。
メールの返信期限や緊急度を伝えていない
緊急を要する内容や、返信が必要な内容なのに、それをメールで伝えていないというケースもあります。それだと、受け取った相手には緊急度が伝わらないかもしれません。返信や対応が必要という場合は、メールの本文にそのことをしっかりと明記しましょう。
メールを書くとき、注意したいこととは？
メールを無視されないようにするためにも、メールを書くときの注意点を一度確認しておきましょう。
メールの書き方、注意点をおさらい！
メールは次のことに注意して書きます。
＜宛先＞
メールの宛先は次の3種類（To・Cc・Bcc）です。
To：メールに対応してほしい人のアドレスを入力
Cc：Carbon Copyの略で、複写という意味を持つ。対応はしなくていいが情報共有したい人を入れる
Bcc：Blind Carbon Copyの略で、見えない複写という意味。ToやCcに入れた人に知られることなく、メールを共有したい人を入れる
用途を押さえて、適切に宛先を入れてください。
なお、宛先は「会社名＋部署名＋名前＋様」とするのが基本です。メールを送る相手が法人の場合、会社名は（株）のように略すのではなく、「株式会社」と入力するようにします。
＜件名＞
件名は具体的に書きます。用件が何か、どのように対応してほしいのかが明確にわかると相手も安心です。
＜本文＞
本文は、挨拶・名乗り・用件の要旨・用件の詳細・結びの挨拶という構成にします。詳細よりも要旨を先に伝えることで、メールの目的が明確になり、相手も内容を理解しやすくなるでしょう。
本文はレイアウトにも気を配るとベター。改行や空白を上手く使い、見やすくなるよう意識してください。情報量が多い場合は、箇条書きにすると、情報が整理されます。
＜署名＞
自分の名前、所属、連絡先（電話番号やメールアドレス）などを署名として入れます。会社のWebサイトがあればそのURLも載せておくと親切です。
メールを送信する前に、再度宛先や内容を確認してから送ってください。メールを送る側が適切にメールを作成することで、メールが無視されることを防ぐことができるかもしれません。トラブルに発展させないためにも、今一度メールの内容をチェックしてみましょう。
最後に
メールは今や欠かせないコミュニケーションツールですが、システムエラーで不着が発生するなど、不確かな要素も含んでいます。メールの返信がない場合は、すぐに「メールが無視された」と決めつけるのではなく、あらゆるケースからその理由を考えてみましょう。
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