そもそも「時間管理」とは？
「時間管理」とは、作業内容を分析し、優先順を考えて、時間を効率的に使うこと、またはそのためのスキルのことを指します。今日のビジネスや教育などの労働環境は、非常に忙しいものであり、数多くのタスクを遂行しなければなりません。
そのため、時間管理を的確に行うことは、忙しい状況の中で落ち着いて正確に仕事を行うための手段として非常に重要です。
時間管理を行う意義とは？
時間管理を実践することには、多くの意義や利点があります。そのいくつかを見ていきましょう。
1：仕事の効率化
時間管理を行うことによって、自分の時間をより効果的に管理し、生産性を向上させることができます。これは、時間を無駄に使わずに、より多くのタスクを完了できるようになるためです。
多くの作業を的確にかつ早く処理できるようになれば、多くの人から信頼を得ることもできますし、そのような自分にも自信がつくことでしょう。
2：締め切りを守ることができる
時間管理できることで、あるタスクがどのくらいの時間で、そしていつ終わるのかを予測できるようになります。つまり、締め切り日から逆算できるというわけです。
それによって、クライアントなどに対し、いつまでに作業が終わるのかを伝えられますし、スケジュールをオーバーしてしまうといったようなことがなくなります。
3：心に余裕ができる
時間管理を行うことは、ストレスを軽減するのに役立ちます。タスクの優先順位や処理するのに必要な時間もわかっているので、混乱することがありません。
さらに、心の余裕ができることで、予期せぬ問題が発生しても落ち着いて判断・対処することができます。
4：自分のための空き時間ができる
時間管理を有効に行うことで、時間にも余裕ができます。残業することがなくなる、もしくは減るからでしょう。これによって、残った時間を自分のために有効活用できることでしょう。
しっかりと休養するのもよいですし、読書など好きなことをするのに費やしてもよし。もしくは、資格を取るための勉強やITスキルを身につけるための学習に時間を費やすのもよいでしょう。
時間管理をうまく行うには？
時間管理をうまく行うためには、以下のようなポイントが重要になります。時間管理術や時間管理能力の向上に役立ててみてください。
1：スケジュールを管理する
まずは、自分のスケジュールを管理することが大切です。たいていのタスクには、期日が決まっており、それまでに終わらせなければ自分以外の人に影響が出てくるかもしれません。他にも、遠出などによって普段のようには時間を使えないことも。
そんなトラブルを防ぐために、カレンダーなどを使って予定を確認しておくとよいでしょう。最近は便利なカレンダーアプリもあり、期日が近づくと通知などをしてくれます。
2：タスクの優先順位をつける
スケジュールを組み立てたら、次にやるべきことを明確にし、優先順位をつけましょう。急ぎのタスクや重要なタスクを優先的に処理することで、効率的に作業を進めることができます。リスト形式で優先度の高いタスクを列挙するのも一つの方法です。無料のタスク管理アプリも充実しているので、いろいろ試してみるのもおすすめ。
優先順位をつける手法としては、緊急度と重要度の組み合わせで、タスクを4つの領域に分類する「時間管理のマトリックス」が有名です。人は、急ぎの用事や自分が得意なことを優先する傾向があるとか。なんとなく優先順位をつけていることも珍しくありません。そこで、重要度と緊急度の組み合わせで、より詳細に優先順位をつけていくというわけです。
タスクの4つの領域とは以下の通り。
第1領域は「緊急であり重要」
クレーム対応や報告など、今必須のタスクが該当します。
第2領域は「緊急ではないが重要」
人材育成や新商品の開発などが該当。すぐに結果には結びつかないが、将来のために重要な領域とされています。
第3領域は「緊急だが重要ではない」
重要性の低いメールへの返信などが挙げられます。
第4領域は「緊急ではなく重要でもない」
暇つぶしや世間話などが該当します。優先度が低くなりますが、気分転換には有効かもしれません。
3：時間リソースを確認する
時間リソースを確認することも重要です。自分がどのくらいの時間を使えるのか、タスクにはどのくらいの時間を費やせられるのかを把握することで、スケジュールやタスクの優先順位を決めることができます。
見積もりが失敗すると、「締め切りまでに間に合わなかった」とか、「余裕があると思っていたのに、時間が全然足りない…」などのトラブルにもつながりかねません。
時間リソースを効果的に使うには、休憩時間や移動時間など、ちょっとした隙間時間を有効に使うのもよいでしょう。また、朝が集中して作業が進みやすい人は、早起きして朝に作業を進めることでタスクを効率的にこなすことができます。
最後に
時間管理は、日々の生活や仕事において重要なスキルの一つです。時間を効率的に使い、仕事やプライベートの両方を充実したものにするために、スケジュールを管理し、タスクの優先順位を決め、時間リソースを確認することが大切。
この機会に、最近の時間の使い方を見直してみてはいかがでしょうか。自分に合った時間管理の方法を見つけて、生活をより充実したものにしてください。
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