「ご了承願います」は使ってOK？ 相手に好印象を与える言い換えと例文も

「ご了承願います」の意味と使い方を理解しよう

ビジネスシーンでよく耳にする言葉の一つ「ご了承願います」。ただ、本当にこの言い回しがビジネスシーンで正しいのか悩んだことがある人もいるのではないでしょうか。

まずは「ご了承願います」が持つ意味やニュアンスに加えて、目上の人に対しても使えるのかどうかを解説します。

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「ご了承願います」の意味・辞書外のニュアンス

「了承」は辞書で、以下のような意味だと解説されています。

［名］(スル)事情をくんで納得すること。承知すること。承諾。「—を得る」「申し入れを—する」「—済み」
引用：小学館 デジタル大辞泉

「ご了承願います」は、「了承」と「願う」と合わせることで、「事情を理解し、納得（承諾）してほしい」という旨を伝えられる表現です。「了承」や「願う」には謙譲語や尊敬語の意味合いはありませんが、「ます」が付くことで丁寧語として成立しているといえます。

ただし了承をお願いされる相手からすると、文脈によっては「すでに了承済みとして進めます」という、確認を待たずに進める姿勢と受け取られる可能性もあることに注意が必要です。

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「ご了承願います」は目上の人や顧客にも使える？

「ご了承願います」は丁寧語であり、敬語として誤りはないといえる表現です。それならば本来は目上の相手に対して使っても問題ないと思うでしょう。実際、辞書的な意味を見ても失礼に当たる要素はありません。

ただし、受け取る側が感じる空気感によっては、一方的に捉えられて失礼な印象になることも。特に「願います」という表現が一方的な雰囲気をつくってしまう原因と考えられます。

社内でも上司など目上の相手や、取引先・顧客といった社外に対しては、より丁寧な表現に言い換えるのが賢明です。特に相手が敬語についてこだわりを持っているかどうか分からない場合は、言い換えをおすすめします。

「ご了承願います」が適さない場面で使える表現

「ご了承願います」を使って一方的に捉えられると困る場合、ほかの表現を使った方がよいでしょう。「事情を理解し、納得（承諾）してほしい」とき、目上や社外に対しても使える表現を三つ紹介します。

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「ご了承いただけますと幸いです」

同じ「ご了承」を使う場合も、へりくだるニュアンスを持つ言葉を続けることで、丁寧な印象が増します。謙譲語の「いただく」に「幸いです」を付けた「ご了承いただけますと幸いです」は、目上の相手に対して使っても失礼な印象を与えにくいでしょう。

「いただく」と「幸いです」によって、間接的に柔らかく「願います」を表現できます。社内の上司に使っても取引先や顧客などの社外に使っても問題ない便利な表現として、覚えておきましょう。

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「ご理解賜りますようお願い申し上げます」

「ご了承願います」とほぼ同じ意味を持ち、理解を求めるストレートな表現ながら丁寧な表現が「ご理解賜りますようお願い申し上げます」です。「賜る（たまわる）」は辞書で、次のように定義されています。

１ 「もらう」の意の謙譲語。目上の人から物などをいただく。ちょうだいする。「日ごろお客様からご愛顧を—・っております」
〈中略〉
引用：小学館 デジタル大辞泉

この解説からも分かるように、「賜る」は目上の相手に対して使う言葉です。さらに「お願い申し上げます」は「願います」より丁寧なので、かしこまった場で使える敬語と考えましょう。

ただ、かなり丁寧かつ堅めの言い回しのため、目上であっても社内で上司に対して使うにはあまり適していないでしょう。重要な顧客相手のときなど、フォーマルな場で使うのが基本といえます。

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「ご容赦くださいますようお願い申し上げます」

「容赦」とは辞書によると、以下のような意味であると解説されています。

［名］(スル)
１ ゆるすこと。大目に見ること。
「もう遣り切れないと云った様子を先刻から見せている津田を毫も—しなかった」〈漱石・明暗〉
２ 手加減すること。控え目にすること。「—なく追及する」
引用：小学館 デジタル大辞泉

「ご容赦くださいますようお願い申し上げます」は、「許してくれるように願う」という意味となります。「容赦」自体は尊敬語でも謙譲語でもありませんが、「くださいますようお願い申し上げます」と続けることで、丁寧な印象を与える表現になるでしょう。

何かしらの事情（日程の変更やできないことなど）を「許してほしい」という形で、間接的に理解と承諾を求める場面で使えます。ただ、「容赦」は「許す」「大目に見る」という意味を持つため、こちらに非があるというニュアンスを含ませたくない場面では使わない方が賢明です。

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「ご了承願います」の言い換えとして避けた方がよい表現

目上の相手や社外に対して、「ご了承願います」の代わりに使うことで、かえって印象が悪くなる表現もあります。特に丁寧な対応が必要なときに、避けた方がよい表現とその理由を押さえておきましょう。

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「ご了承ください」

「ご了承ください」は「了承」を使って直接的にお願いしている点で、「ご了承いただけますと幸いです」と変わらないように取れます。しかし、語尾の「ください」が目上への使用を避けた方がよいと考えられる理由です。

「ください」が命令形と取られて、きつい印象を与えてしまう可能性があります。「ください」は丁寧語であり、辞書には補説として

〈中略〉
[補説]「くださる」の本来の命令形「くだされ」の音変化とも、「くださいませ」の略ともいう。
引用：小学館 デジタル大辞泉

と書かれてはいますが、命令形と捉える人も少なくないでしょう。失礼な印象を与えたくない場面では、「ご了承いただけますでしょうか」と選択肢を与える言い回しか、より丁寧な「ご了承いただけますと幸いです」がおすすめです。

「ご容赦ください」

もう一つ気を付けたい表現に「ご容赦ください」が挙げられます。「容赦」を使って間接的にお願いしている点は「ご容赦くださいますようお願い申し上げます」と同じですが、こちらも「ください」が懸念点です。命令形で一方的という印象を与える場合もあるかもしれません。

ビジネスの場で目上の相手・社外に対して「〜ください」という表現を使うときは、状況や関係性に十分な注意と配慮が必要です。

取引先や顧客に「ご了承願います」と伝えるときのポイント

ビジネスシーンにおいては、言葉選びだけでなく、「伝え方全体の印象」も相手との信頼関係に影響する要素です。「ご了承願います」の言い換え表現を使う際に、相手の立場や都合に配慮しつつ、丁寧に依頼を伝えるための実践ポイントを紹介します。

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印象を損ねない丁寧な伝え方

「ご了承願います」や同じ意味合いの表現を使うときは、相手に何かをお願いしたり承諾してほしかったりする場面でしょう。前置きやクッション言葉を添えることで、依頼が柔らかく丁寧な印象になります。

「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」「ご多用のところ恐縮ですが」などのクッション言葉は、「ご了承願います」や類似表現に限らず、配慮を表現できる言葉です。

「ご了承願います」という意味合いの表現の後に、「ご都合に合わせて再調整も可能です」といった配慮の一文を添えるのも、好印象を与える伝え方として挙げられます。

電話で連絡するなら相手の時間に対する配慮や、「急なご連絡失礼いたします」「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」といった誠意ある表現が効果的です。声のトーンも意識しましょう。

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「ご了承願います」やその言い換え表現を使った例文

「ご了承願います」や紹介してきた類似表現は、例文を見ると、使い方の違いがより明確になるはずです。場面ごとに例文を見ていきましょう。

このように「ご了承願います」を使った場合と、より丁寧な代替表現を使った場合では、印象が違うことが分かるでしょう。

まとめ

「ご了承願います」を使うときは、相手との関係性に注意しましょう。目上の相手や社外へのメール・電話では、「ご了承いただけますと幸いです」「ご理解賜りますようお願い申し上げます」「ご容赦くださいますようお願い申し上げます」など、より丁寧な類似表現を使うのがおすすめです。

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