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LIFESTYLE 挨拶・マナー

2023.05.16

【謝罪メール例文】誠意が伝わるお詫びのポイントとは? シーン別の具体的な例文と注意点

 

3:軽度の謝罪に使うフレーズ

信用を失うようなトラブルに直結しないミスなどに対するお詫びの際には、以下のフレーズが使えます。

申し訳ございません
・お詫びいたします。
・失礼いたしました。

軽い謝罪の場合だとしても、「ごめんなさい」「すいません」などといった口語表現を記載するのは、ビジネスシーンに適していませんので注意してください。

シーン別「お詫びメール」の事例にはどのようなものがある?

お詫びメールを構成する要素は、次の6点が基本となります。

1 件名(※お詫びメールであることを明確にする)
2 宛名 
3 挨拶
4 要旨(お詫び)
5 詳細(具体的な対策)
6 結び(再発防止について)

それでは、それぞれのシーン別にお詫びの事例を紹介します。

スマートフォンを手に持った人、さまざまなツールやアプリが描かれた背景のイラスト

1:クレームに対するお詫びメール

【件名】〇月〇日 〇〇 (クレームの内容) についてのお詫び

【本文】

〇〇 〇〇様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇(自社名) 〇〇(責任者名)です。

この度は、弊社〇〇の接客態度について、○○(相手の名前)様に大変ご不快な思いを
させてしまいましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
本人には厳重注意をいたしました。

今後このようなことがないよう、社内で情報共有をはかり再発防止に努めてまいります。
この度のこと、本人も深く反省をしております。
どうかご寛容を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

なお、これからもお気づきのことがございましたら、
弊社のお客様相談室までご指摘いただきますよう、あわせてお願い申し上げます。
誠に略儀ながら、書面にてお詫び申し上げます。

2:上司へのお詫びメール

【件名】◯◯の報告とお詫び

【本文】

〇〇部長(役職など)

会議中で離席とうかがいましたので、メールで取り急ぎご報告申し上げます。
先月の〇〇の請求に関しまして、
計算ミスがあり、額面を誤って記載しておりました。
ご指摘いただいた記載部分につきましては、既に修正しております。

今回、ご迷惑をおかけしたことを大変深く反省しています。
再度このようなミスが発生しないように、検算を丁寧に行う等、確認を徹底いたします。

まずはメールにてお詫びいたします。
大変申し訳ございませんでした。

3:社内での確認不足の際のお詫びメール

【件名】資料の添付ミスのお詫び

【件名】

〇〇部長(役職など)

お疲れさまです
先ほど「〇〇」(タイトル名を入れる)で送信した資料(ファイル名:〇〇)について、
古いバージョンのものを添付しておりました。申し訳ございません。

最新のものを改めて、本メールにて共有させていただきます。
ご査収の上、ご勘案くださいますよう、どうぞよろしくお願いいたします

4:お客様からのクレームへのお詫びメール

【件名】〇〇に関するお詫び

【本文】

〇〇 〇〇様

大変お世話になっております
株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度は、弊社商品「〇〇」をお買い上げいただき、誠にありがとうございます
「〇〇」の仕様不良とのご連絡、承りました。
弊社商品でご不便をおかけし、大変申し訳ございませんでした。

どのような状態であったか詳細にお話をお伺いしたく、
改めて弊社からお電話をさせていただきたく存じます。

お忙しい中、ご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。
メールにて恐縮ですが、まずはお詫びのご連絡を申し上げます。

5:対応が遅れたことへのお詫びメール

【件名】〇〇の提出遅れのお詫び

【本文】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課 〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

この度は〇〇(資料、書類名)の郵送が遅れまして、
誠に申し訳ございませんでした。

郵送が遅延していました書類につきましては、
本日簡易書留で郵送が完了し、〇月〇日(曜日)に貴社に到着する予定です。

書類の遅延により貴社に大変なご迷惑とご心配をおかけしてしまい、
心よりお詫び申し上げます。

今後はスケジュール管理を徹底し、期日内の間に合うように十分留意してまいります。
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

最後に

お詫びは対応によって、対面か否かに関わらず、相手との信頼関係を一層深めることもできますし、反対に関係を悪化させてしまうこともあります。

特にメールは相手の反応をダイレクトに見ることができないので、どうやって謝罪の気持ちを表現したらよいものかと悩んでしまうもの。しかしながら、非を認めた上で対応策や正確な情報を伝え、相手を思いやった立場で謝ることが企業のブランドイメージの向上にもつながります。

決して一人で悩まずに、上司や同僚と一緒にも相談し、正しい対応策を身につけ信頼につなげていきましょう。

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